В этом руководстве я делюсь практическими решениями, которые помогли моим клиентам наладить процесс воинского учета без лишних затрат времени и ресурсов.
Главное о воинском учете
- Воинский учет обязателен для всех организаций вне зависимости от размера и формы собственности - это требование Федерального закона №53-ФЗ.
- С 2025 года все организации обязаны работать с Единым электронным реестром военнообязанных - это сокращает бумажный документооборот, но требует определенной подготовки.
- Штрафы за нарушения выросли до 50 000 рублей для организаций и до 10 000 рублей для должностных лиц.
- Даже при отсутствии военнообязанных сотрудников организация обязана назначить ответственное лицо и уведомить военкомат.
- Система бронирования позволяет сохранить ключевых сотрудников на предприятии в период мобилизации.
Что такое воинский учет и почему я рекомендую всем организациям соблюдать его правила
Воинский учет — это государственная система сбора и анализа сведений о гражданах, подлежащих призыву на военную службу или находящихся в запасе. Для организаций это не просто формальность, а обязательное требование законодательства.
Ведение воинского учета регламентируется тремя ключевыми законами: Федеральным законом от 31 мая 2006 г. № 61-ФЗ "Об обороне", Федеральным законом от 26 февраля 1996 г. № 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации" и Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".
В своей практике я часто сталкиваюсь с заблуждением, что небольшие компании освобождены от воинского учета. Недавно помогал ИП с пятью сотрудниками, получившему штраф в 5000 рублей именно из-за этого заблуждения. Ответственность несутвсеработодатели вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников.
Как я различаю общий и специальный воинский учет в своей практике
В работе с клиентами я всегда начинаю с определения типа учета, который должна вести организация. Это помогает избежать лишних затрат и правильно выстроить процессы.
Общий воинский учет ведут большинство организаций. Он охватывает всех военнообязанных и призывников, работающих в компании. Документы оформляются по стандартным формам, а взаимодействие происходит с военным комиссариатом по месту регистрации организации.
Специальный воинский учет актуален для организаций силовых структур и стратегических предприятий. Среди них: Росгвардия, ФСИН, Государственная противопожарная служба, органы внутренних дел. Такие организации ведут учет по особым формам и правилам.
| Критерий | Общий воинский учет | Специальный воинский учет |
|---|---|---|
|
Критерий |
Общий воинский учет |
Специальный воинский учет |
|
Кто ведет |
Большинство организаций |
Силовые структуры, оборонные предприятия |
|
Где проходит учет |
В военкомате по месту регистрации организации |
На предприятии |
|
Документация |
Стандартная форма №10 |
Специальные формы учета |
|
Бронирование |
В отдельных случаях |
Применяется чаще |
Однажды мне пришлось помогать клиенту, который неправильно определил тип учета. Это привело к тому, что при проверке военкомата компания получила предписание и штраф. Правильное определение типа учета с самого начала избавляет от многих проблем в будущем.
Кого я рекомендую включать в воинский учет в 2026 году
Один из самых частых вопросов, который задают мне клиенты: «Каких сотрудников мы должны учитывать?» Отвечу подробно, опираясь на актуальное законодательство 2026 года.
Воинскому учету подлежат следующие категории:
- Мужчины-призывники (18-27 лет)
- Военнообязанные граждане, пребывающие в запасе
- Женщины, имеющие военно-учетные специальности (ВУС)
Максимальный возраст пребывания в запасе зависит от воинского звания и меняется в соответствии с последними изменениями законодательства.
| Категория военнообязанных | Максимальный возраст (2025) |
|---|---|
|
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы |
50 лет |
|
Младшие офицеры (до капитана) |
55 лет |
|
Майоры, подполковники, капитаны 2 и 3 ранга |
60 лет |
|
Полковники, капитаны 1 ранга |
65 лет |
|
Высшие офицеры |
70 лет |
Не подлежат воинскому учету граждане, проходящие службу в ФСБ, Службе внешней разведки и других силовых структурах России.
Определение статуса женщин-военнообязанных часто вызывает вопросы. Им подлежат женщины с медицинским, связным и некоторыми другими образованиями. В моей практике был случай, когда компания не поставила на учет бухгалтера с военно-учетной специальностью «медсестра», полученной в медицинском колледже до работы в экономической сфере.
Чтобы помочь HR-специалистам, я разработал чек-лист, который позволяет быстро определить, подлежит ли сотрудник воинскому учету.
Мой пошаговый план постановки организации на воинский учет
За годы работы я выработал четкий алгоритм, позволяющий безболезненно пройти процедуру постановки на воинский учет. Делюсь своим опытом:
-
1Назначьте ответственное лицо приказом руководителя (обычно это HR-менеджер или кадровик)
-
2Разработайте положение о ведении воинского учета в вашей организации
-
3Выясните, в каком военкомате вы должны встать на учет (по месту регистрации юридического лица)
-
4Подготовьте пакет документов:
- Карточка учета организации (форма №18)
- Копия приказа о назначении ответственного лица
- Список военнообязанных сотрудников (если есть)
-
5Обратитесь в военкомат для регистрации
-
6Получите отметку о постановке на учет
-
7Организуйте систему хранения документов воинского учета
-
8Разработайте план работы по воинскому учету на год
-
9Создайте систему контроля сроков отчетности
-
10Проведите обучение ответственного сотрудника
Недавно я помогал компании, которая пять лет игнорировала требования воинского учета. После получения предписания с угрозой штрафа руководитель обратился за помощью. Мы прошли весь процесс за две недели, и военкомат пошел навстречу, не выписывая штраф, так как компания показала готовность исправить ситуацию.
Мой совет: не ждите проверок — инициативно обратитесь в военкомат. Это формирует положительное отношение и часто помогает избежать штрафов даже при выявлении недочетов.
Мой опыт постановки на учет организаций без военнообязанных сотрудников
Распространенное заблуждение: «У нас нет военнообязанных, значит, и воинский учет вести не нужно». Это не так! На практике я убедился, что даже организации без военнообязанных сотрудников должны выполнить минимум требований:
Важно!
- Назначить ответственное лицо приказом руководителя
- Разработать положение о воинском учете
- Уведомить военный комиссариат или орган местного самоуправления об отсутствии военнообязанных
- Ежегодно подтверждать отсутствие военнообязанных официальным письмом
Один из моих клиентов — ИП с тремя сотрудницами предпенсионного возраста — получил штраф 5000 рублей именно за игнорирование этих минимальных требований. После нашей консультации он оформил все документы и теперь ежегодно отправляет уведомление в военкомат об отсутствии военнообязанных.
Как я организую документы воинского учета для своих клиентов
Правильная организация документооборота — залог успешного прохождения проверок и экономии времени. За годы работы я выработал систему, которая получила положительные отзывы от проверяющих из военкоматов.
Основу документооборота составляют:
- Приказ о назначении ответственного за воинский учет
- Положение о ведении воинского учета в организации
- Карточка учета организации (форма №18)
- Личные карточки сотрудников (форма №10)
- Журнал учета и сверки военно-учетных данных
- План работы по воинскому учету на год
- Отчеты о проведенных мероприятиях
Для удобства я рекомендую создать отдельную папку (физическую и электронную) для документов воинского учета. Это позволяет быстро предоставить все необходимое при проверке.
Один из моих клиентов прошел проверку военкомата за 40 минут вместо стандартных 3-4 часов именно благодаря грамотно организованной системе хранения документов. Инспектор отметил образцовый порядок и отсутствие нарушений.
Мои рекомендации по заполнению карточки учета организации (форма №18)
Форма №18 — основной документ, который подтверждает постановку организации на воинский учет. От правильности его заполнения зависит успешность всей процедуры.
При заполнении формы №18 обращаю внимание клиентов на следующие моменты:
- Раздел 1: Указывайте полное юридическое наименование, ИНН, КПП, адрес регистрации и фактический адрес
- Раздел 2: Отметьте тип воинского учета (общий или специальный)
- Раздел 3: Укажите сведения об ответственном лице (ФИО, должность, номер приказа)
- Раздел 4: Заполните данные о количестве работающих (всего и подлежащих воинскому учету)
- Раздел 5: Если применимо, укажите сведения о бронировании
На последней странице формы военный комиссар проставляет регистрационный номер и подпись. Этот номер необходимо использовать во всех последующих документах.
Недавно столкнулся с ситуацией, когда клиент не смог получить регистрацию из-за неполного заполнения данных о сотрудниках. После дополнения информации вопрос был решен в тот же день.
Как я заполняю личные карточки сотрудников (форма №10 воинский учет)
Личная карточка формы №10 — это основной документ персонального воинского учета. Ошибки в её заполнении — самая частая причина замечаний при проверках военкоматов.
Основные правила заполнения:
- Используйте только черную или синюю ручку (не карандаш, не красные или зеленые чернила)
- Пишите разборчивым почерком, без сокращений
- Запрещено использовать корректоры и замазки — при ошибке карточка заполняется заново
- Данные должны полностью соответствовать военному билету или удостоверению гражданина, подлежащего призыву
- Обязательно ставьте подпись сотрудника и дату заполнения
Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняется особенно тщательно. Часто встречаю ошибки в пунктах «Состав» (указание званий вместо состава), «Категория годности» и «ВУС» (военно-учетная специальность).
Для обучения HR-специалистов я разработал методику с использованием образцов правильно заполненных карточек и списком типичных ошибок. После такого обучения количество ошибок снижается на 90%.
Моя система организации картотеки и хранения документов
Для эффективного ведения воинского учета я рекомендую организовать картотеку по следующим разделам:
- Раздел 1: Офицеры запаса
- Раздел 2: Прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы запаса
- Раздел 3: Призывники
- Раздел 4: Военнообязанные женского пола
Внутри каждого раздела личные карточки рекомендую располагать в алфавитном порядке. Для малых предприятий (до 50 человек) достаточно одной картотеки. Для средних и крупных компаний лучше организовать хранение по подразделениям с последующим объединением в сводную картотеку.
Требования к хранению документов:
- Используйте железные шкафы с замком
- Ограничьте доступ к документам воинского учета
- Храните документы в помещении, защищенном от огня и затопления
- Личные карточки уволенных сотрудников храните 75 лет, после чего составляйте акт об уничтожении
- Мобилизационные предписания храните отдельно в опечатанном виде
Эта система получила положительные отзывы при проверках в нескольких организациях, с которыми я работал.
Как я создаю информационные стенды по воинскому учету
Информационный стенд — не просто элемент оформления офиса, а важный инструмент работы с сотрудниками. Хорошо оформленный стенд помогает информировать военнообязанных об их правах и обязанностях.
Оптимальная структура информационного стенда:
- Нормативные акты, регулирующие воинский учет
- Права и обязанности граждан в области воинского учета
- Контактная информация военкомата
- Сведения об ответственном за воинский учет в организации
- Образцы заполнения документов
- Памятка о действиях при получении повестки
Стенд рекомендую размещать в доступном месте: в холле, комнате отдыха или рядом с отделом кадров. При проверках военкоматов наличие грамотно оформленного стенда всегда отмечается положительно.
Как я организую соблюдение сроков и порядка предоставления отчетности в военкомат
Своевременная отчетность — один из важнейших аспектов воинского учета. Пропуск сроков может привести к штрафам и испортить отношения с военкоматом.
Основные виды отчетности и сроки:
| Вид отчетности | Срок предоставления | Ответственный |
|---|---|---|
|
Уведомление о приеме военнообязанного |
В течение 2 недель |
HR-специалист |
|
Уведомление об увольнении |
В течение 2 недель |
HR-специалист |
|
Годовая сверка сведений |
Ежегодно по графику военкомата |
Ответственный за воинский учет |
|
Списки граждан, подлежащих призыву |
До 1 ноября ежегодно |
Ответственный за воинский учет |
Для контроля сроков я внедряю систему напоминаний: календарь в Outlook или Google Calendar с уведомлениями за 7 и 3 дня до дедлайна. Для крупных организаций создаю автоматизированную систему контроля сроков на базе CRM.
У одного из клиентов были серьезные проблемы с отчетностью — военкомат регулярно выписывал предписания за нарушение сроков. Мы внедрили систему контроля и назначили резервного ответственного на случай отпусков и больничных. За последние два года не было ни одного нарушения.
Моя методика сверки данных с военкоматом
Ежегодная сверка данных — ключевой элемент воинского учета, позволяющий выявить расхождения и избежать штрафов. Я разработал методику, которая существенно упрощает процесс.
Процесс сверки включает следующие шаги:
-
1Подготовка к сверке:
- Обновление личных карточек (форма №10)
- Проверка актуальности данных о месте жительства
- Сверка данных с военными билетами
- Формирование списков военнообязанных по категориям
-
2Уведомление военкомата о готовности к сверке
-
3Согласование даты и формата сверки (очно или удаленно)
-
4Проведение сверки с представителем военкомата
-
5Внесение корректировок (при необходимости)
-
6Оформление результатов сверки с указанием даты и номера исходящего письма
Сверку можно проводить как в помещении военкомата, так и на территории организации (при согласии военного комиссара). Для крупных компаний предпочтительнее второй вариант.
Благодаря этой методике один из моих клиентов выявил критические ошибки в данных трех сотрудников, что помогло избежать штрафа в 10 000 рублей.
Какие штрафы я наблюдаю за нарушения воинского учета в своей практике
Размеры штрафов за нарушения правил воинского учета существенно выросли за последние годы. Приведу актуальную информацию на 2025 год из своей практики.
| Нарушение | Статья КоАП РФ | Штраф для должностных лиц | Штраф для организаций |
|---|---|---|---|
|
Непредставление в военкомат списков граждан, подлежащих воинскому учету |
ст. 21.1 |
1 000 – 3 000 руб. |
10 000 – 20 000 руб. |
|
Нарушение правил воинского учета |
ст. 21.2 |
3 000 – 5 000 руб. |
30 000 – 50 000 руб. |
|
Несвоевременное представление сведений о приеме/увольнении военнообязанных |
ст. 21.4 |
1 000 – 5 000 руб. |
10 000 – 30 000 руб. |
|
Невручение повесток гражданам, состоящим на воинском учете |
ст. 19.38 |
3 000 – 5 000 руб. |
30 000 – 50 000 руб. |
Самые распространенные нарушения, с которыми я сталкиваюсь:
- Отсутствие назначенного ответственного лица
- Неуведомление военкомата о приеме на работу военнообязанных
- Неправильное ведение личных карточек формы №10
- Отсутствие системы хранения документов
- Пропуск сроков сверки данных с военкоматом
В моей практике был случай, когда клиент получил штраф 30 000 рублей по ст. 21.2 КоАП РФ за комплексное нарушение правил воинского учета. После нашей консультации и устранения нарушений повторные проверки прошли без замечаний.
Чтобы минимизировать риски, рекомендую регулярный внутренний аудит документации воинского учета и обучение ответственных сотрудников.
Мой взгляд на особенности ведения воинского учета в 2026 годах
Законодательство в сфере воинского учета существенно изменилось за последние два года. Ключевые новшества связаны с цифровизацией процессов и внедрением единой системы учета.
Основные изменения 2025-2026 годов:
- Внедрение Единого электронного реестра военнообязанных (Закон № 498-ФЗ от 26.12.2024)
- Переход от бумажных документов к электронным выпискам из реестра
- Цифровизация взаимодействия с военкоматами (Постановление Правительства № 766 от 05.06.2024)
- Введение системы электронных повесток
- Ужесточение ответственности за нарушения правил учета
Преимущества новой системы очевидны: сокращение бумажного документооборота, упрощение процессов сверки данных, минимизация ошибок при передаче информации. Однако переход требует подготовки.
Один из моих клиентов, производственная компания с 200 сотрудниками, заранее подготовился к изменениям: оцифровал все документы воинского учета, обучил персонал и настроил программное обеспечение для работы с новой системой. Благодаря этому переход прошел безболезненно.
В ближайшие годы я прогнозирую полную цифровизацию воинского учета с интеграцией в кадровые системы и автоматическим обменом данными между работодателями и военкоматами. Компаниям стоит готовиться к этим изменениям уже сейчас.
Как я работаю с Единым электронным реестром и цифровой трансформацией воинского учета
Единый электронный реестр военнообязанных — это государственная информационная система, которая значительно упрощает процесс воинского учета. Я помогаю клиентам адаптироваться к новым требованиям и эффективно использовать цифровые инструменты.
Процесс подключения к Единому реестру включает следующие шаги:
-
1Регистрация организации на портале Госуслуги в качестве юридического лица
-
2Получение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для ответственного за воинский учет
-
3Подача заявления на подключение к Единому реестру ВУ через личный кабинет
-
4Настройка прав доступа и параметров работы
-
5Загрузка первичных данных о военнообязанных сотрудниках
Основные преимущества работы с Единым реестром:
| Бумажный учет | Электронный учет |
|---|---|
| Трудоемкое заполнение бумажных форм | Автоматическое формирование документов |
|
Бумажный учет |
Электронный учет |
|
Трудоемкое заполнение бумажных форм |
Автоматическое формирование документов |
|
Необходимость личного посещения военкомата |
Удаленное взаимодействие |
|
Риски утери документов |
Надежное хранение данных |
|
Сложности при сверке данных |
Автоматическая сверка в реальном времени |
|
Ручной контроль сроков |
Автоматические уведомления о дедлайнах |
Для крупной торговой сети, с которой я работал, переход на электронный учет сократил трудозатраты на ведение воинского учета на 70%. Кроме того, благодаря автоматизации удалось избежать ошибок при оформлении документов.
При настройке системы я рекомендую сразу продумать интеграцию с существующими кадровыми программами (1С, SAP, Oracle и др.) для автоматической передачи данных.
Мой опыт бронирования граждан, пребывающих в запасе
Бронирование граждан, пребывающих в запасе, — это процедура, позволяющая сохранить ключевых специалистов на предприятии в период мобилизации. Этот механизм особенно актуален для организаций, выполняющих задачи в интересах государства.
Категории сотрудников, подлежащих бронированию:
- Руководители и специалисты органов государственной власти
- Работники предприятий оборонно-промышленного комплекса
- Сотрудники компаний, обеспечивающих жизнедеятельность населения (энергетика, транспорт, связь)
- Медицинские работники
- Специалисты IT-отрасли (в соответствии с перечнем должностей)
- Сотрудники СМИ, освещающие деятельность органов власти
Порядок оформления бронирования:
-
1Определение перечня должностей, подлежащих бронированию
-
2Подготовка обоснования необходимости бронирования
-
3Обращение в территориальную комиссию по бронированию
-
4Согласование перечня с Межведомственной комиссией ВС
-
5Получение решения о возможности бронирования
-
6Оформление удостоверений об отсрочке от призыва
-
&Внесение соответствующих отметок в учетные документы
Недавно я помогал IT-компании, разрабатывающей программное обеспечение для государственных структур, оформить бронь для 12 ключевых разработчиков. Процесс занял около двух месяцев, но позволил обеспечить непрерывность важных проектов.
При формировании списка бронируемых специалистов рекомендую тщательно обосновывать необходимость каждой должности, подкрепляя аргументы конкретными задачами и проектами государственной важности.
Мой подход к автоматизации и оптимизации процессов воинского учета
Автоматизация воинского учета значительно сокращает трудозатраты и минимизирует риски ошибок. На основе опыта работы с различными компаниями я выработал подход к выбору и внедрению оптимальных решений.
Основные преимущества автоматизации:
- Сокращение времени на ведение учета и подготовку отчетности
- Минимизация ошибок при заполнении форм
- Автоматический контроль сроков
- Формирование напоминаний о необходимых действиях
- Быстрый поиск и фильтрация информации
- Интеграция с кадровыми системами
- Формирование аналитических отчетов
Для автоматизации воинского учета я рекомендую следующие решения:
Для малых предприятий (до 50 человек): Специализированный модуль в программе 1С:ЗУП или СБИС. Эти решения позволяют автоматизировать базовые функции без значительных затрат.
Для средних компаний (50-200 человек): 1С:Управление персоналом с дополнительными настройками или специализированные системы воинского учета с возможностью интеграции с основной кадровой программой.
Для крупных организаций (более 200 человек): Комплексные решения с возможностью настройки под специфические требования и интеграцией со всеми корпоративными системами.
В одной производственной компании внедрение автоматизированной системы сократило время на ведение воинского учета с 5 дней в месяц до 4 часов. Система автоматически формирует все необходимые отчеты, контролирует сроки и напоминает о необходимых действиях.
Когда я рекомендую аутсорсинг ведения воинского учета
На основе своего опыта я выделил ситуации, когда передача функций воинского учета на аутсорсинг наиболее оправдана:
- Малые предприятия без выделенного HR-специалиста
- Компании с небольшим количеством военнообязанных (до 20 человек)
- Организации с высокой текучестью кадров
- Стартапы, не имеющие опыта взаимодействия с военкоматами
- Компании, столкнувшиеся с проблемами при проверках
Важно! При выборе аутсорсинговой компании обратите внимание на:
- Опыт работы в сфере воинского учета (минимум 3 года)
- Наличие успешных кейсов и отзывов клиентов
- Квалификацию специалистов и их понимание последних изменений законодательства
- Условия договора и распределение ответственности
- Стоимость услуг и порядок оплаты
Сравнение внутреннего ведения учета и аутсорсинга:
| Критерий | Внутреннее ведение | Аутсорсинг |
|---|---|---|
|
Стоимость |
Затраты на обучение, зарплату, программное обеспечение |
Фиксированная стоимость услуг |
|
Экспертиза |
Необходимо постоянное обучение сотрудников |
Доступ к профессиональным специалистам |
|
Риски |
Полная ответственность компании |
Частичный перенос ответственности на аутсорсера |
|
Контроль |
Полный контроль процесса |
Ограниченный контроль |
Для одного из моих клиентов — небольшой строительной фирмы — переход на аутсорсинг воинского учета помог предотвратить штрафы на сумму более 40 000 рублей. Профессиональные специалисты выявили и устранили серьезные нарушения, которые не были замечены внутренним кадровиком.