Кадровые услуги на аутсорсинге: преимущества, кейсы и советы для бизнеса

Что такое кадровый аутсорсинг?

Кадровый аутсорсинг означает передачу функций управления персоналом (HR) сторонней специализированной организации. Иными словами, компания нанимает внешнего подрядчика, который ведет кадровое делопроизводство: оформляет документы при приеме, переводе или увольнении сотрудников, рассчитывает отпускные и больничные, следит за графиками и табелями учета рабочего времени и выполняет другие обязанности HR-отдела. При этом персонал остается штатными сотрудниками вашей организации – внешние специалисты занимаются только кадровым сопровождением.

В результате вы получаете профессиональное ведение всех HR-процессов без необходимости содержать собственный отдел кадров. Для владельцев малого бизнеса это позволяет сосредоточиться на развитии компании, а для HR-специалистов – снять часть рутины и сконцентрироваться на стратегических задачах. Недаром сегодня выгодно передавать кадровый учет на аутсорсинг – это снижает операционные расходы на процессы, обслуживание и содержание рабочих мест, при этом обеспечивает высокую безопасность и конфиденциальность для заказчика. Такие кадровые услуги на аутсорсинге особенно востребованы среди малого и среднего бизнеса. Далее рассмотрим, какие преимущества дает такой подход, приведем примеры из разных отраслей и дадим рекомендации, на что обратить внимание при выборе партнера.

Преимущества кадрового аутсорсинга

Передача HR-функций внешнему исполнителю предоставляет бизнесу ряд ощутимых преимуществ:

• Экономия времени и ресурсов. Вам не нужно тратить часы на оформление кадровых документов, отслеживание изменений в трудовом законодательстве и обучение штатного кадровика. Опытные аутсорсеры оперативно выполняют работу – без ошибок и задержек по срокам. Руководство и сотрудники могут направить высвободившееся время на профильную деятельность бизнеса, вместо погружения в кадровую рутину.
• Оптимизация затрат на персонал. Кадровый аутсорсинг помогает сократить прямые издержки. Вы платите подрядчику только за реально оказываемые услуги, в том объеме, который необходим. Нет необходимости содержать в штате отдельного сотрудника с выплатой полного оклада, налогов и взносов. Снижаются и прочие расходы: уменьшаются операционные затраты на рабочее место, программное обеспечение, архивирование документов. Особенно заметна выгода для компаний с нерегулярной нагрузкой на кадровую службу (например, при сезонном найме) – можно привлекать специалистов на аутсорсе по мере потребности, вместо круглогодичного оклада.
• Доступ к экспертизе и качеству. Аутсорсинговые компании, как правило, располагают командой квалифицированных специалистов, которые досконально знают трудовое право и лучшие практики кадрового делопроизводства. Это гарантирует высокий уровень качества: документы будут оформлены корректно, все обязательные сведения включены согласно требованиям закона (полный перечень реквизитов трудового договора определен статьей 57 ТК РФ). Также снижается вероятность внутренних ошибок из-за человеческого фактора – внешние эксперты работают по отлаженным регламентам и двойному контролю качества.
• Снижение рисков и соблюдение законодательства. Профессиональный HR-партнер берет на себя ответственность за соответствие ваших кадровых процессов нормам закона. Это минимизирует риск штрафов и трудовых споров – грамотное ведение документации предотвращает разногласия с сотрудниками и проверяющими органами. Все документы ведутся строго по требованиям Трудового кодекса РФ и профильных актов. Например, аутсорсер проследит, чтобы табели учета рабочего времени заполнялись точно (ч.4 ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать фактически отработанные часы каждым сотрудником), а при приеме иностранного работника были своевременно поданы уведомления в МВД (по закону это необходимо сделать в течение 3 рабочих дней). Соблюдение таких требований позволяет избежать серьезных санкций – например, штрафов до 800 тыс. руб. для организации за неподачу уведомления о трудоустройстве иностранца (ст. 18.15 КоАП РФ). Отдельно стоит отметить конфиденциальность: надежный провайдер обеспечивает защиту персональных данных сотрудников в соответствии с ФЗ-152, что снижает риск утечек информации.
• Гибкость и масштабируемость. Кадровый аутсорсинг легко адаптируется под текущие потребности компании. При росте бизнеса вам не придется срочно искать новых кадровиков – провайдер возьмет на себя увеличившийся объем работы. Если же компания сокращается или переживает спад, вы просто уменьшаете пакет услуг без болезненных увольнений. Внешний подрядчик обеспечит бесперебойность HR-процессов даже в период отпусков или больничных: команда аутсорсера подстрахует и не допустит простоев в работе. Таким образом, кадровые услуги на условиях аутсорсинга помогают бизнесу оставаться устойчивым к кадровым колебаниям.
• Фокус на ключевых задачах. Освободившись от необходимости решать многочисленные кадровые вопросы, руководитель и штатные HR-менеджеры могут сконцентрироваться на стратегических инициативах. Вместо погружения в расчет отпускных или подготовку приказов они направляют усилия на подбор талантов, развитие персонала, мотивационные программы – то есть на то, что напрямую влияет на рост компании. Рутинные операции при этом надежно выполняются внешней службой. Такой раздел труда повышает эффективность: каждый занимается своим делом.

Как видно, преимущества охватывают сразу несколько сфер – финансовую, юридическую и управленческую. Малый бизнес получает комплексное решение кадровых вопросов, экономя ресурсы и избегая множества проблем.

Кадровый аутсорсинг и законодательство: на что обратить внимание

Передавая кадровые функции на сторону, важно убедиться, что это не противоречит требованиям закона. Сам по себе HR-аутсорсинг законен: вы заключаете договор оказания услуг, по которому подрядчик ведет учет и документацию, а работодателем для персонала остаётесь вы. Такой формат отличается от запрещённого «заёмного труда» – ситуации, когда работник фактически предоставляется другой компании. Трудовой кодекс РФ, ст. 56.1 прямо гласит: «Заёмный труд запрещён. Поэтому остерегайтесь сомнительных схем, где вам предлагают перевести сотрудников в штат сторонней фирмы без надлежащих условий – это может нарушать закон.

Если же вам необходима именно услуга предоставления персонала (например, временная замена сотрудников), убедитесь, что партнер имеет статус аккредитованного агентства занятости. Согласно законодательству, только аккредитованные частные агентства могут легально предоставлять персонал другим организации. Аккредитация подтверждает, что у компании выполнены все требования (уставный капитал, опыт руководства и т.д.), установленные Федеральным законом № 116-ФЗ от 05.05.2014 г. Такой статус – гарантия, что аутстаффинговые услуги оказываются в правовом поле.

Кроме Трудового кодекса, на сферу трудовых отношений распространяется множество нормативных актов. Надёжный аутсорсинговый провайдер следит за всеми изменениями. Например, с 2020 года введены электронные трудовые книжки, и кадровая служба должна правильно информировать сотрудников и Пенсионный фонд об их ведении. Постоянно обновляются профстандарты, правила воинского учета, требования охраны труда. Специалисты по аутсорсингу берут на себя контроль за соответствием локальной документации новым правилам. Также они помогут соблюсти требования миграционного законодательства. Как сказано выше, при найме иностранцев нужно уведомлять МВД и соблюдать закон № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ». В нем регламентированы, в частности, правила работы иностранных сотрудников, сроки действия патентов и разрешений на работу, ответственность работодателя за нарушения. Партнер по кадровому аутсорсингу проследит, чтобы ваша компания не нарушала эти нормы и избегала штрафов.

Наконец, немаловажно соблюдение закона о персональных данных (№ 152-ФЗ). Кадровая документация содержит личные сведения сотрудников, и их обработка должна вестись по строгим правилам. Профессиональный кадровый аутсорсер обеспечит хранение и защиту данных (например, ограничит круг лиц, имеющих доступ к личным делам, оформит согласия на обработку данных и пр.) в полном соответствии с законодательством.

Таким образом, выбирая аутсорсинг HR-функций, убедитесь, что партнер работает открыто и в рамках правового поля. Это залог не только эффективности, но и вашей безопасности.

Примеры: как бизнес использует кадровые услуги в Москве на аутсорсинге

Как демонстрируют эти примеры, кадровый аутсорсинг гибко адаптируется под разные сферы – IT, торговлю, производство. В каждом случае эффект выражается в решении конкретных болевых точек: где-то это экономия времени и снижение нагрузки, где-то – наведение порядка в документах и соблюдение законов, а где-то – повышение эффективности HR-процессов (найма, обучения, мотивации). Главное – выбирать правильного партнера, способного понять потребности вашего бизнеса.

Как выбрать надежного партнера по кадровому аутсорсингу

От правильного выборa провайдера HR-услуг зависит, получите ли вы все перечисленные выгоды. Вот несколько критериев, на которые стоит обратить внимание при поиске подрядчика:

• Опыт и репутация. Узнайте, сколько лет компания работает на рынке аутсорсинга, с какими клиентами сотрудничала. Надежный партнер обычно имеет отзывы от других организаций, кейсы успешных проектов. Обратите внимание на специализацию: желательно, чтобы у подрядчика был опыт работы с компаниями вашего профиля или масштаба.
• Квалификация специалистов. Поинтересуйтесь, какие специалисты будут вести ваш кадровый учет. Хорошо, если в штате аутсорсера есть сертифицированные эксперты по трудовому законодательству, бухгалтеры по расчету зарплаты, юристы по трудовому праву. Профессиональная команда гарантирует, что вопросы любой сложности не зайдут в тупик. Вы можете запросить у потенциального партнера регалии или сертификаты (например, подтверждение повышения квалификации сотрудников).
• Перечень услуг и ответственность. Изучите, какие конкретно услуги входят в предложение: только ли кадровое делопроизводство, или также расчет зарплаты, рекрутинг, консультации по трудовым спорам? Чем шире спектр, тем больше задач вы сможете закрыть одной сделкой. Обязательно обсудите условия ответственности: что будет, если подрядчик допустит ошибку? Добросовестные компании ценят свою репутацию и зачастую готовы компенсировать ущерб или штрафы, возникшие по их вине – это прописывается в договоре.
• Прозрачность и соблюдение законов. Надежный подрядчик работает «в белую», заключает официальный договор с заказчиком. Внимательно прочитайте договор: в нем должны быть прописаны все ключевые моменты – от конфиденциальности до порядка разрешения споров. Если вам предлагают избегать официального оформления или обещают сомнительные схемы «оптимизации» (например, оформлять сотрудников через третьи фирмы для ухода от налогов) – это тревожный знак. Помните, что особенно в крупных городах (например, в Москве) контроль со стороны инспекций очень строгий, поэтому кадровое сопровождение должно вестись максимально прозрачно и законно.
• Технические возможности и сервис. В современном мире важно удобство коммуникаций. Узнайте, как будет строиться взаимодействие: есть ли у аутсорсера онлайн-система для обмена документами, как быстро он отвечает на запросы, предоставляется ли личный менеджер. Оперативная связь и автоматизация процессов (например, электронные документы, интеграция с 1С) значительно упрощают совместную работу. Хороший провайдер подстраивается под клиента – вплоть до того, что может вести учет на вашей системе или предоставить доступ в свою.
• Аккредитация при аутстаффинге. Если в услугу входит предоставление персонала (аутстаффинг), проверьте наличие государственной аккредитации. Как упоминалось, это обязательное требование закон. Сама по себе аккредитация – признак того, что компания отвечает высоким стандартам: имеет достаточный капитал, квалифицированный персонал, соблюдает налоговую дисциплину. Даже если вам нужны только услуги кадрового делопроизводства, наличие аккредитации косвенно подтверждает надежность фирмы.
• Стоимость и экономическая эффективность. Сравните ценовые предложения нескольких компаний. Самый дешевый вариант – не всегда лучший: оцените, что включено в цену. Возможно, кто-то берет небольшую плату, но и объем услуг у него минимальный. И наоборот, более высокая цена может оправдаться широтой сервиса и уровнем поддержки. Рассчитайте, во сколько обходится содержание собственного кадровика (с учетом налогов, рабочего места, ПО) и сопоставьте с ценой аутсорсинга. Как правило, при грамотном подходе кадровый аутсорсинг экономит бюджет, но важно убедиться, что вы получаете оптимальное соотношение цена/качество.

Взвесив эти моменты, попросите у потенциального партнера коммерческое предложение или проведите пробную консультацию. Это поможет составить впечатление о профессионализме и клиентоориентированности компании. Помните, что вы доверяете подрядчику ценные ресурсы – данные о сотрудниках, соблюдение прав работников, а значит, подходить к выбору нужно ответственно.